Personuppgiftspolicy

Version 1.3

Behandling av personuppgifter (GDPR)

I den här personuppgiftspolicyn förklarar vi hur vi samlar in, använder, lämnar ut och lagrar dina personuppgifter samt hur vi i övrigt säkerställer att dina personuppgifter behandlas enligt gällande regelverk. Integritetspolicyn gäller för dig som kund, leverantör, jobbsökande, praktikant, konsult eller annan intressent i förhållande till oss.

Personuppgiftsansvar

Ansvarig för hanteringen av personuppgifter är Näringslivsbolagets i Sundsvall AB (nedan ”Näringslivsbolaget”), org nr 556875–8287.

Dina rättigheter

När dina personuppgifter används av Näringslivsbolaget har du flera rättigheter. Du kan begära att få ett registerutdrag, rättelse, radering, göra invändningar och begära att vi begränsar uppgifterna. Läs mer om dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida www.imy.se. Du har även rätt att lämna klagomål på behandlingen till Integritetsskyddsmyndigheten.

Vill du kontakta oss kan du nå oss på följande sätt: naringslivsbolaget@sundsvall.se eller telefon 060-19 18 80. Det kan du göra om du till exempel vill utöva dina rättigheter.

Dataskyddsombud

Näringslivsbolaget har via Sundsvalls kommun utsett ett dataskyddsombud som du kan kontakta via e-post till dataskyddsombud@sundsvall.se.

Behandling av personuppgifter

Många personuppgiftsbehandlingar inom vår verksamhet grundar sig på att vi utför en uppgift av allmänt intresse. Det förekommer också att vi hanterar personuppgifter för att fullgöra våra skyldigheter enligt ett avtal med dig, för att uppfylla en rättslig förpliktelse eller efter en intresseavvägning.

Följande personuppgiftsbehandlingar gäller för tjänster som levereras av Näringslivsbolaget, Sundsvall Convention Bureau, Visit Sundsvall och Destination Sundsvall.

Behandling av personuppgifter vid företagsrådgivning

Näringslivsbolagets företagsrådgivning är en kommunal service för företag i syfte att stötta vid nystart, utveckling och etablering av företag i Sundsvall. Om du som företagare har kontakt med oss i form av rådgivning hanterar vi uppgifter om dig och ditt företag såsom namn, e-postadress, telefonnummer, företagsnamn och korrespondens. Vi behandlar personuppgifterna för att kunna utföra vårt uppdrag inom företagsrådgivning och den lagliga grunden är allmänt intresse.

Vi sparar dina uppgifter om det ärende som rådgivningen gäller i enlighet med arkivlagen och riksarkivets föreskrifter.

Behandling av personuppgifter vid inflyttningsservice

Näringslivsbolagets inflyttningsservice är en kommunal service för personer som vill flytta till och arbeta i Sundsvall. Om du blir kund till oss genom vår inflyttningslots samlar vi in uppgifter så som namn, e-postadress, telefonnummer, eventuellt civilstånd, information om anhöriga, särskilda behov och önskemål om bostad eller förskola/skola och uppgift om arbetsgivare. Eventuell korrespondens kan även komma att sparas.

Vi behandlar personuppgifterna för att kunna utföra vårt uppdrag inom inflyttningsservice och den lagliga grunden är allmänt intresse.

Vi sparar dina uppgifter i enlighet med arkivlagen och riksarkivets föreskrifter.

Näringslivsbolaget On Tour

Näringslivsbolaget On Tour innebär att vi bjuder in oss till näringsidkare och arrangerar nätverksträffar på plats i deras verksamhet samt att träffarna tematiseras utifrån aktuella ämnen och trender. Om du är värd för en nätverksträff samlar vi in uppgifter så som namn, kontaktuppgifter, företagsnamn och korrespondens. Om du deltar i nätverksträffarna samlar vi in namn, kontaktuppgifter så som e-post och telefonnummer och vilken organisation du kommer ifrån. Vi behandlar personuppgifterna för att kunna utföra vårt uppdrag att arrangera nätverksträffar och den lagliga grunden är allmänt intresse. Vi sparar dina uppgifter i enlighet med arkivlagen och riksarkivets föreskrifter.

Dessa evenemang fotograferas (och eventuellt filmas) och används i sociala medier. Vi behandlar fotografier, film och ljud med den lagliga grunden intresseavvägning. I intresseavvägningen har vi beaktat att du som deltar i våra event kan ha stor fördel av att exponeras i våra sociala kanaler samtidigt som Näringslivsbolaget har ett intresse av att marknadsföra oss och våra nätverksträffar. Vi har alltså båda intressen av behandlingen. Vid evenemanget kan du meddela vår personal att du inte vill vara med på bild så ser vi till att detta undviks.

Företagscenter Mina sidor

Här kan du som är företagare i Sundsvall se en sammanställning av dina företagsärenden med kommunen. Du kan även göra egna anteckningar till dina ärenden, och skapa påminnelser till dig själv eller dina kollegor. Här kan du också få svar på de vanligaste frågorna som rör dina kommunala ärenden.

Vi behandlar personuppgifterna för att kunna utföra vårt uppdrag att tillhandahålla företagsservice och den lagliga grunden är allmänt intresse.

Vi sparar dina uppgifter i enlighet med arkivlagen och riksarkivets föreskrifter.

Hantera leverantörer (B2B)

I syfte att ingå, administrera och fullgöra avtal med leverantörer eller samarbetspartners kommer namn och kontaktuppgifter till dig som kontaktperson eller anställd hos våra leverantörer eller samarbetspartners att behandlas. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med leverantören och samarbetspartnern.

Personuppgifter beträffande dig som kontaktperson eller anställd hos våra potentiella leverantörer, kan även komma att behandlas i syfte att samla in och utvärdera anbud i upphandlingar. Den rättsliga grunden för behandlingen är rättslig förpliktelse, då vi är skyldiga enligt lag att upphandla våra köp. Om anbudet leder till avtal är den rättsliga grunden avtal.

Vi sparar dina uppgifter i enlighet med arkivlagen och riksarkivets föreskrifter.

Hantera jobbsökande, praktikanter och konsulter

När du bevakar eller ansöker om lediga anställningar eller praktikplats eller i samband med att du visar intresse för ett konsultuppdrag för Näringslivsbolaget lämnar du dina personuppgifter till oss. Vi kan även komma att samla in dina personuppgifter från ett rekryteringsföretag.

Efter rekryteringen kan personuppgifter fortsatt behandlas inom ramen för anställningsavtalet, alternativt inom den rättsliga grunden allmänt intresse. På grund av diskrimineringslagstiftningen måste vi spara ansökningshandlingar i två år för de som inte fick tjänsten. Den rättsliga grunden är rättslig förpliktelse. Det betyder inte att personuppgifterna används men om det finns ett ömsesidigt intresse kan det hända att vi frågar om vi får kontakta dig för framtida rekryteringar.

Om du är konsult förekommer det att vi i stället samlar in dina personuppgifter från din arbetsgivare eller från ett bemanningsföretag. Om du söker praktik kan dina personuppgifter ha samlats in från olika utbildningsinstitut, exempelvis Mittuniversitetet.

Vi behandlar personuppgifterna i syfte att utvärdera om vi kan erbjuda dig en anställning, ett uppdrag eller en praktikplats hos oss och eventuellt administrera din anställning, ditt uppdrag eller din praktikplats. Den rättsliga grunden för behandlingen beträffande jobbsökande är att ingå anställningsavtal. Att det i slutändan endast upprättas ett anställningsavtal är av mindre vikt, samtliga som ansöker om en tjänst gör det i syfte att nå ett avtal med oss. Beträffande konsulter är behandlingen nödvändig för att kunna ingå och administrera uppdragsavtalet med konsultföretaget.  och beträffande praktikanter ett allmänt intresse av att administrera praktikplatser.

De personuppgifter som behandlas är namn, personnummer, kontaktuppgifter, arbetslivserfarenhet, intressen, ålder, härkomst, foton och andra uppgifter som du eller din arbetsgivare lämnar till oss i samband med en ansökan.

Vi sparar dina uppgifter i enlighet med diskrimineringslagstiftning, arkivlagen och riksarkivets föreskrifter.

Hantera närstående till anställda

Vi kan komma att behandla kontaktuppgifter om dig som närstående till någon som är anställd hos oss, i syfte att veta vem vi ska kontakta vid händelse av sjukdom eller olycka på arbetsplatsen. Behandlingen är nödvändig för det berättigade intresset att i sådana situationer kunna komma i kontakt med våra anställdas närstående. Vi har goda grunder att tro att behandlingen är till positiv hjälp för närstående och det är dessutom inga särskilt integritetskänsliga personuppgifter som behandlas utan endast kontaktuppgifter.

Uppgifter om närstående gallras regelbundet efter anställnings avslut eller om uppgift om närstående byts ut.

Hantera rättsliga anspråk

Vi kan komma att behandla personuppgifter om dig i samband med handläggning av rättsliga anspråk, som du, personligen eller för ett företag, riktar mot Näringslivsbolaget. Behandlingen sker då i syfte att utreda och ta ställning till ditt krav. Omvänt kan personuppgifter komma att behandlas i syfte att handlägga rättsliga anspråk som Näringslivsbolaget kan ha på en person eller ett företag. Den behandlingen är nödvändig för det berättigade intresset att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

Om du har skyddade personuppgifter

Skyddade personuppgifter blir inte sekretessmarkerade i våra e-tjänster och formulär. Om du har skyddad identitet ska du därför inte använda dem. Kontakta i stället Näringslivslivsbolaget på telefonnummer 060-19 18 80, för att få hjälp med ditt ärende.

Om vår webbplats

Vår webbplats www.naringslivsbolaget.se använder sig av en sessionslagringscookie. Vi använder endast nödvändiga cookies för att förbättra användares surfupplevelse.

Nyhetsbrev och informationsutskick

På Näringslivsbolagets har vi ett nyhetsbrev via e-post som du kan anmäla dig till genom att kontakta oss.  Syftet med nyhetsbrevet är att hålla intresserade uppdaterade om evenemang och nyheter.

Vi behandlar personuppgifter i form av namn och epost-adress för att vi ska kunna administrera prenumerationen och skicka ut informationen till dig som anmäler dig till nyhetsbrevet. Den lagliga grunden är berättigat intresse. I intresseavvägningen har vi beaktat att den som registrerar sig gjort ett val att få nyhetsbrevet samtidigt som Näringslivsbolaget har ett intresse att ge information löpande. Vi har alltså båda intressen av behandlingen. Näringslivsbolaget behandlar dina personuppgifter under den tid du prenumererar på nyhetsbrevet. Om du inte längre vill få våra mailutskick kan du enkelt avregistrera dig genom att använda länken längst ned i de mail du har mottagit från oss. Du kan även kontakta oss för att bli avregistrerad från mailutskick. Se kontaktuppgifter ovan.

Namn och kontaktuppgifter till dig som anställd eller kontaktperson hos våra leverantörer, kunder eller före detta kunder eller samarbetspartners kan även komma att behandlas för marknadsföringsändamål och för kundundersökningar. Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att dels informera ditt företag eller din arbetsgivare om våra tjänster och produkter samt dels vårt berättigade intresse av att kunna driva vår verksamhet samt att utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster och produkter. Vi har goda grunder att tro att behandlingen är positiv för våra leverantörer, kunder, samarbetspartners och utgör inte någon särskilt integritetskränkande behandling. Vi har därför bedömt att intresset av skyddet för personuppgifterna inte väger tyngre än vårt intresse.

Mejl

När du skickar mejl till oss behandlas personuppgifter som namn, mejladress och de du lämnar i ditt mejl. Rör mejlen reklamationer eller andra juridiska frågor kan vi spara dem för att kunna hantera rättsliga frågeställningar (laglig grund är då avtal eller berättigat intresse beroende på vilken relation vi har med dig). Andra mejl gallras fortlöpande efter aktualitet.

Marknadsundersökningar

Näringslivsbolaget genomför marknadsundersökningar och andra undersökningar i vår roll att skapa förutsättningar för tillväxt och mervärde inom näringsliv och besöksnäring. Du deltar anonymt och uppgifterna rensas när analyser genomförts. I samband med att andra aktörer genomför undersökningar säkerställer Näringslivsbolaget att det genomförs på ett omtänksamt sätt vad gäller din integritet. När sådana undersökningar görs lämnar vi alltid kompletterande information om behandling av personuppgifter bland annat om ändamål och laglig grund.

Sociala medier

Näringslivsbolaget skapar goda förutsättningar för människor och företag att verka och samverka i Sundsvall samtidigt som vi väcker intresse för att besöka och ta del av allt platsen har att erbjuda. En viktig del av Näringslivsbolaget är därför att skapa engagemang för att vi tillsammans ska arbeta för att fler företag vill etablera sig i Sundsvall och att befintliga företag får rätt förutsättningar att växa.

Näringslivsbolaget, som helägt kommunalt bolag, ansvarar för genomförande och uppföljning av det näringslivspolitiska programmet i Sundsvalls kommun. Näringslivsbolaget interagerar därför på sociala medier för att bidra i det allmänna samtalet och sprida information. Vi använder oss av sociala medier för i huvudsak journalistiska ändamål, det vill säga att informera, utöva kritik och väcka debatt i samhällsfrågor som är av betydelse för allmänheten.

Vi använder Facbook, Instragram och LinkedIn för att nå ut med vår information till många, samt för att föra dialog med medborgare. Det ska alltid vara tydligt när Näringslivsbolaget är avsändare till inlägg i sociala kanaler. När du interagerar med oss i sociala medier kan vi komma att behandla dina personuppgifter såsom namn, profilbild och andra personuppgifter som du väljer att ange i chatt, kommentarsfält eller direktmeddelanden.

Om du interagerar med oss på sociala medier behöver du känna till att plattformsföretagen ofta har egna ändamål med sin behandling av personuppgifter. Läs mer om hur deras behandling ser ut i plattformsföretagens egna integritetspolicys och gör inställningar i de apparna så att de inte delar personuppgifter vidare på ett sätt som du inte godtar.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Regler om hur länge vi sparar dokument med personuppgifter regleras i vår informationshanteringsplan, som bygger på Sundsvalls kommuns arkivregler, som i sin tur utfärdats med stöd av arkivlagen och Riksarkivets föreskrifter. Eftersom vi är ett kommunalt bolag omfattas vår hantering av information av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att hanteras den tid som det behövs och i vissa fall för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen.

Till vilka andra lämnar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till myndigheter, samarbetspartners eller annan tredje part. De kan också lämnas till personuppgiftsbiträden som hanterar information för vår räkning. Eftersom vi inom Stadsbackenkoncernen har koncerngemensamma funktioner kan dina personuppgifter lämnas till andra bolag inom koncernen. Personuppgifterna kan också lämnas ut till annan verksamhet inom Sundsvall kommun. Vi kan i vissa fall, på begäran enligt lag och myndighetsbeslut, vara skyldiga att lämna ut personuppgifter till exempelvis polis, för brottsförebyggande åtgärder och brottsutredningar.

De aktörer som kan komma behandla insamlade personuppgifter är bland annat:

  • Skatteverket
  • IT-leverantörer
  • Säljpartners/samarbetspartners
  • Tekniska serviceentreprenörer
  • Telemarketingbolag
  • Print- och digitala kommunikationspartners
  • Mediebyråer och reklambyråer

Personuppgifter lämnas regelmässigt inte till bolag i länder utanför EU eller EES. Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Personuppgifterna kan dock i vissa fall komma att överföras till och behandlas av leverantör eller underleverantör i tredje land. För att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert sker överföring endast till länder som enligt EU-kommissionens beslut anses ha adekvat skyddsnivå. Alternativt grundar sig överföring på standardavtalsklausuler som antagits av EU-kommissionen.