Nästa steg – en PCO

Låt proffsen göra grovjobbet

När du har räckt upp handen, och vi på Sundsvall Convention Bureau har tagit på oss lots-rollen, så kanske det ändå behövs en nivå till för att skapa det perfekta mötet.

Vi hjälper dig att komma i kontakt med någon av Sundsvalls professionella kongressorganisatörer som kan projektleda, hantera logistik, anmälningar, eller egentligen vilka specifika behov du än har från planeringsstadiet till genomförandet av mötet eller kongressen. Här hittar du all information kring vilka tjänster en PCO kan tillhandahålla och på vilket sätt de kan uppfylla just dina behov och önskemål.

Vad gör en PCO, och vilken service erbjuder de?

Kongresser, möten och events är effektiva verktyg för att framgångsrikt förmedla ett budskap till rätt målgrupp. En professionell kongressorganisatör (PCO) tar dig genom alla steg i planeringsarbetet. När du anlitar en PCO lämnas inget åt slumpen samtidigt som man skapar förutsättningar för effektiva möten och minnesvärda events.

En väl genomförd konferens och kongress skapar inspiration och motivation. Bakom varje framgångsrikt möte ligger många timmar av förberedelser och administration. En PCO har expertkunskaper och stor erfarenhet av genomförandet av kongresser och event.

Många som tar på sig ansvaret för värdskapet och planerar en kongress, gör det utöver sitt ordinarie jobb som exempelvis läkare eller en professionell inom vilket akademiskt specialområde som helst. Därför kan det finnas både kunskapsluckor, avsaknad av arbetskraft eller tidsbrist, det mest troliga är en kombination av alla de faktorerna. Det är där en PCO kan hjälpa till.

De flesta PCO-företag erbjuder ett brett utbud av tjänster och stöd, men kan också anpassa sig till den nivå som efterfrågas, alternativt erbjuda sina tjänster till specifika delar av ett evenemang. Det är viktigt att komma ihåg att organisationskommittén eller föreningens/organisationens beslutsfattare har kvar den beslutsmakten.

Vanliga tjänster hos en PCO är:

• Projektledning, logistikhantering, hantering av anmälningar, catering, kreativa event,
  ekonomistyrning och budgetering, grafisk formgivning och konceptframtagning.
• Behovsanalys inför lokalbokning, möteslokaler efter budget och behov,
  prisjämförelser mellan olika anläggningar, prisförhandling och kontraktering.
• Ekonomi- och fakturahantering, budgetkontroll och hanteringar av
  tredjepartskostnader, prisjämförelser och finansiella rapporter.
• Utställningshantering, samordning av monterplanering på utställningar, mässor
  etcetera. Koordinering av monterbygge och bemanning.
• Resor och hotellhantering, webbaserad bokningsmotor för rese- och hotellbokningar,
  transporter.