Noter
Årsredovisning
Tilläggsupplysningar till resultaträkning och balansräkning.
Definition
Noter är upplysningar i årsredovisningen som förklarar och kompletterar siffrorna i resultaträkning och balansräkning. De beskriver redovisningsprinciper, anställda, ersättningar, avskrivningar, värderingsmetoder och liknande. Noter kan också innehålla detaljerade uppdelningar av poster som visas summerade i räkenskaperna. Omfattningen styrs av om bolaget tillämpar K2 eller K3.
Vad är noter?
Noter är den tilläggsinformation som förklarar och specificerar posterna i balansräkningen och resultaträkningen i din årsredovisning. Utan noter skulle siffrorna i de finansiella rapporterna ofta vara obegripliga. Exempelvis säger raden 'Maskiner och inventarier: 450 000 kr' inte särskilt mycket, men noten visar anskaffningsvärde, ackumulerade avskrivningar och årets investeringar. För dig som driver aktiebolag är noterna inte frivilliga utan ett lagkrav enligt årsredovisningslagen. Bristfälliga noter är dessutom en av de vanligaste anledningarna till att Bolagsverket skickar tillbaka årsredovisningar för komplettering.
Sedan K-regelverken infördes har notkraven blivit tydligare uppdelade. Om du tillämpar K2 (BFNAR 2016:10) räcker det med ett begränsat antal obligatoriska noter, medan K3 (BFNAR 2012:1) kräver betydligt mer omfattande upplysningar. Många blandar ihop noter med tilläggsupplysningar, men i praktiken är noter en delmängd av tilläggsupplysningarna. Det innebär att även små aktiebolag måste lämna noter om redovisningsprinciper, medelantal anställda och eventuella ställda säkerheter, även om resten av årsredovisningen är minimal.
Så fungerar det i praktiken
Varje not numreras och kopplas till en specifik rad i resultaträkningen eller balansräkningen via en notreferens. I praktiken betyder det att raden 'Byggnader och mark' i balansräkningen får en liten siffra bredvid sig, exempelvis 'Not 7', och längst bak i årsredovisningen finns Not 7 med fullständig specifikation. Ordningen följer normalt den ordning posterna står i de finansiella rapporterna, och första noten är alltid 'Redovisningsprinciper'. Därefter kommer noter till resultaträkningen, sedan till balansräkningens tillgångssida och slutligen till skulder och eget kapital. På så sätt blir det enkelt för en läsare, exempelvis banken eller Skatteverket, att hitta rätt information.
Notkraven skiljer sig markant mellan K2 och K3. I K2 är de obligatoriska noterna i princip: redovisningsprinciper, medelantal anställda, väsentliga händelser efter räkenskapsårets slut, och i förekommande fall ställda säkerheter och eventualförpliktelser. I K3 tillkommer bland annat noter om finansiella instrument, uppskjuten skatt, leasingavtal, nedskrivningsprövningar och ersättningar till ledande befattningshavare. Större företag enligt gränsvärdena i årsredovisningslagen 1 kap. 3 § (mer än 80 mkr i nettoomsättning, 40 mkr i balansomslutning eller 50 anställda två år i rad) måste dessutom alltid tillämpa K3 och lämna betydligt fler noter.
Strategiskt sett är valet mellan K2 och K3 viktigare än många tror. K2 är förenklat och kräver mindre administration, vilket sparar dig kanske 10 000 till 25 000 kr per år i redovisningskonsultarvoden. Däremot tillåter K3 aktivering av egenutvecklade immateriella tillgångar och komponentavskrivning på fastigheter, vilket kan ge betydligt högre eget kapital och bättre nyckeltal som soliditet. Driver du ett fastighetsbolag eller ett techbolag med stora utvecklingskostnader bör du nästan alltid välja K3, även om du är litet. Driver du en konsultverksamhet utan tunga tillgångar är K2 oftast rätt val.
Slarvar du med noterna får det reella konsekvenser. Bolagsverket kan vägra registrera årsredovisningen, vilket leder till förseningsavgift på 5 000 kr för aktiebolag och eskalerar till 10 000 kr respektive 20 000 kr om du fortsätter dröja. Vid riktigt grova brister kan styrelsen drabbas av personligt ansvar enligt aktiebolagslagen 25 kap. om bolaget hamnar i ekonomiska problem. Dessutom påverkar bristfälliga noter din kreditvärdighet hos UC och Creditsafe, eftersom deras algoritmer tolkar saknade upplysningar som risksignal. På längre sikt försvårar det också vid en eventuell företagsförsäljning, då köparens revisor alltid granskar noterna först.
Räkneexempel
Räkneexempel: Anna med konsultbolag i Göteborg upprättar noter enligt K2
Anna driver ett enmansaktiebolag inom marknadsföring i Göteborg med 1,8 mkr i omsättning och endast sig själv som anställd. Hon tillämpar K2 och ska upprätta noter till sin årsredovisning för 2025. Här är de obligatoriska noterna med belopp.
| Not 1 Redovisningsprinciper: K2 enligt BFNAR 2016:10 | Textnot |
| Not 2 Medelantal anställda under räkenskapsåret | 1 person |
| Not 3 Inventarier, anskaffningsvärde ingående balans | 180 000 kr |
| Årets inköp av ny laptop och kontorsutrustning | +45 000 kr |
| Ackumulerade avskrivningar (5 års linjär) | −95 000 kr |
| Bokfört värde inventarier vid årets slut | 130 000 kr |
| Not 4 Eget kapital: aktiekapital + balanserat resultat + årets vinst | 25 000 + 380 000 + 420 000 kr |
| Not 5 Ställda säkerheter (företagsinteckning för checkkredit) | 200 000 kr |
Vanliga fallgropar
Tänk på att undvika
- Glömma noten om medelantal anställda. Det är obligatoriskt även för enmansbolag och Bolagsverket avvisar årsredovisningen om den saknas, vilket ger 5 000 kr i förseningsavgift.
- Skriva fel redovisningsprinciper. Många kopierar K3-formuleringar in i ett K2-bolag eller tvärtom, vilket gör hela årsredovisningen formellt felaktig.
- Missa att redovisa ställda säkerheter. Har du pantsatt företagsinteckning eller kundfordringar måste det framgå, annars kan styrelsen hållas ansvarig för vilseledande information enligt ABL 29 kap.
- Inte uppdatera noten om väsentliga händelser efter balansdagen. Har du tappat en stor kund eller fått ett betydande avtal mellan 31 december och dagen då årsredovisningen skrivs under måste det med.
- Använda föråldrade notmallar. Många mallar på nätet är från 2015 och saknar krav som tillkommit, exempelvis upplysningar om coronastöd eller energistöd om du fått sådana.
- Skriva för lite om transaktioner med närstående. Om du som ägare lånat pengar till eller från bolaget måste det framgå tydligt med belopp och villkor, även om beloppet är litet. Detta missar minst hälften av alla småföretagare.
Regelverk och lagrum
Notkraven regleras i årsredovisningslagen (1995:1554) 5 kap. och konkretiseras i BFNAR 2016:10 (K2) respektive BFNAR 2012:1 (K3). Bokföringsnämnden publicerar löpande vägledningar och exempel på bfn.se, och Bolagsverket har checklistor för vad som måste ingå. Specifika upplysningar om transaktioner med närstående regleras i ÅRL 5 kap. 23 §.
Vanliga frågor om noter
Vilka noter måste jag ha i min årsredovisning som litet aktiebolag?
Som K2-bolag måste du minst ha noter om redovisningsprinciper och medelantal anställda. Därutöver tillkommer noter när du har specifika poster, exempelvis inventarier, byggnader, långfristiga skulder eller ställda säkerheter. I praktiken landar de flesta enmansbolag på 4 till 7 noter totalt. Saknas obligatoriska noter avvisar Bolagsverket årsredovisningen och du får 5 000 kr i förseningsavgift. Använd alltid en uppdaterad mall från din redovisningsbyrå eller direkt från BFN.
Vad är skillnaden mellan noter och tilläggsupplysningar?
Tilläggsupplysningar är ett bredare begrepp som omfattar all kompletterande information utöver själva resultat- och balansräkningen, medan noter är den strukturerade och numrerade delen av tilläggsupplysningarna. I årsredovisningslagen används begreppet tilläggsupplysningar, men i praktiken kallas allt för noter. Förvaltningsberättelsen är däremot en separat del och ingår inte i noterna.
Vad är skillnaden mellan K2-noter och K3-noter?
K2 har cirka 5 till 8 standardiserade obligatoriska notmallar och förbjuder vissa typer av redovisning, exempelvis aktivering av egenutvecklade immateriella tillgångar. K3 kräver betydligt fler upplysningar inklusive uppskjuten skatt, finansiella instrument, leasing och komponentavskrivning. Ett K3-bolag har typiskt 12 till 20 noter mot K2-bolagets 5 till 8. Kostnaden för att upprätta K3-årsredovisning är ofta 15 000 till 30 000 kr högre per år.
Vad händer om jag glömmer en obligatorisk not?
Bolagsverket granskar årsredovisningar och skickar tillbaka den med begäran om komplettering om obligatoriska noter saknas. Du får då en ny tidsfrist, men om hela årsredovisningen kommer in för sent (efter 7 månader från räkenskapsårets slut för aktiebolag) blir förseningsavgiften 5 000 kr, sedan ytterligare 5 000 kr efter 2 månader och 10 000 kr efter ytterligare 2 månader. Vid grova fel kan styrelsen även drabbas av personligt ansvar enligt ABL 25 kap.
Hur kan jag göra noterna enklare och spara tid?
Använd din bokföringsprograms inbyggda årsredovisningsmodul, exempelvis i Fortnox, Visma eller Bokio, som genererar standardnoter automatiskt baserat på din kontoplan. Välj K2 om din verksamhet är okomplicerad, eftersom det halverar arbetet jämfört med K3. Återanvänd förra årets noter som mall och uppdatera bara siffrorna och eventuella förändringar i redovisningsprinciper. På så sätt klarar du normalt noterna på 2 till 4 timmar istället för en hel arbetsdag.
Måste jag specificera lön till mig själv som ägare i noterna?
Nej, i K2 räcker det med medelantal anställda och i K3 med totalsumman löner och sociala avgifter uppdelat på styrelse/VD respektive övriga. Du behöver inte ange din personliga lön på individnivå om du driver ett mindre aktiebolag. För större företag enligt ÅRL gäller däremot upplysningskrav om ersättningar till ledande befattningshavare individuellt. Detta missförstås ofta och leder till onödig oro hos småföretagare.
Hur redovisar jag transaktioner mellan mitt bolag och mig själv i noterna?
Transaktioner med närstående ska upplysas om enligt ÅRL 5 kap. 23 §, men för små företag finns lättnader. Om du som ägare lånat in pengar till bolaget eller hyrt ut din privata bil ska det normalt framgå av noterna med belopp och villkor. Lån från bolaget till dig som ägare är dessutom i princip förbjudet enligt ABL 21 kap. (förbjudna lån) och kan ge mycket dyra skattekonsekvenser, då hela lånet beskattas som lön. Detta är en vanlig dyr fallgrop som revisorer ofta upptäcker först vid årsbokslutet.
Relaterade begrepp